【Power Automate】エクセルを連携する前の準備とあれこれ【Excel】
前回Power Automateを使うことになったという記事を投稿しましたが。
連携するデータはMicrosoftのExcelで管理していました。
同じMicrosoft製品だし、これをそのまま使える・・・と思っていましたが。
Excelは表計算ソフトですからね。
その前に準備することがありました。
エクセルの準備
表計算ソフトは、あくまでデータを入力して何らかの出力を得るためのものなので。
ほかで利用できるデータベースというわけでは無い、ということみたいです。
なので、エクセルのシートにあるデータをデータテーブルにして、ほか(今回の場合はPower Automate)で使える様にします。
これは簡単で、
・使いたいデータのあるセルをラベルも含めて範囲指定
・「ホーム」の「テーブルとして書式設定」を押す
・好みの「テーブルスタイル」を選ぶ
これでOKです。
そうすると「テーブルデザイン」という項目が追加されるので。
「テーブル名」をつけておくと、使う時に「テーブル名」が表示されるので指定しやすくなります。
で。
地味に面倒だったのが、結合されているセルですね。
データテーブルにすると、結合が解除されて「列1」とかになります。
「セルを結合するな！」ということは良く聞きますが。
人間に取って分かりやすくすると、例えば見た目でグループが分かりやすくなるなど、結合した方が良い場合もあったりするので。
個人的には全否定するつもりはありませんが、データとして使用する場合は結合しない方が良いですねぇ。
オープンデータなどで見るように、ラベル自体に意味がある場合、そのセルは「ID：氏名」や「ID：住所」のように、「項目名：属性」みたいな形にします。
データとしての利用を前提としている場合には、最初からそうしておいた方が楽ですかね。
まぁ、データシートと表示シートを分けるような使い方を最初からすれば良いだけかもしれません。
あとは、
・セルに入力されているデータの欠損や間違いが無いか
・入力されている値とそれに使用している書式設定が合っているか
などを確認しながら、各データをチェックすれば良いと思います。
ただ、Power Automateでセルの値を条件に、表示するセルを探す場合で。
項目名を使いたい場合には、項目名が入力されているセルを用意すると良いかもしれません。
今回使ったのがPower Automateの「表内に存在する行を一覧表示」アクションだったからというのもあるかもしれませんが。
Teamsなど他のアプリに通知を送る場合は、項目名を使いたい場合もあると思います。
というか、使いたかったので、追加することにしました。
使わなかったら使わなかったで、横に長くなっても分かりやすいですからね。
これで、エクセルでよく見るデータ表の形になり、なんとなく納得してしまいました。
他にもPower Automateで使用するトリガーやアクションによっては、準備しておくと良いことはあると思いますので。
先人達の知恵を検索されてみてください。
参考：Excelでテーブルを作成する‐Microsoftサポート
One Driveの保存先とアカウント
作成したエクセルファイルの保存先ですが、基本的にはOne Drive上が無難だと思います。
Power Automateのデスクトップ版とブラウザ版の連携もできなくは無いみたいですが、少しめんど・・・手間が掛かりそうだったので。
オンラインツールのTeamsと連携するのであれば、クラウドのOne Drive上の方が楽だよなと。
最近はPCの電源をつけっぱなしというのがよくあるみたいですが。
(自分もプライベート使用のMacは、ほぼつけっぱなしです。)
なんとなく、データが入っているPCをつけっぱなしというのも気が引けますし。
(なんとなくスリープするぐらいなら・・・とか未だに思ってます。)
電源を切ってたら動かない・・・というのも、ファイルにアクセスできないので当然ですが、期待した動作にはならないでしょうし。
そこでOne Driveの保存先をどうするかですが。
基本的には、そのデータを自分だけが使うのか、共有して複数人で使うのかで決めれば良いと思います。
といっても、そこまで厳密に決める必要も無いです。
今回使用に使うアカウントが、会社の法人アカウントだったので、どこに保存するかは悩んだんですがー。
アクションの設定の中で、アカウントの切り替えができるので。
保存しているOne Driveのアカウントに切り替えれば、そのエクセルファイルのデータを使用することができます。
接続したことのあるアカウントが表示されるので、選択するか「新しく追加する」でログイン(右図)
切り替えるのも、ログインするだけ。
・・・とはいえ、これが楽と思うのも、社内のアカウントを管理している立場だからかもしれません。
本来はログイン情報を渡してはいけませんからね。
社内のIT担当の方とよく話し合った上で、運用してください。
元データの共有方法
元となるエクセルファイルの保存先は、どのアカウントでも良いとは書きましたが。
共有するとなった場合、基本的にはメール等で共有したい相手に直接ファイルのリンク先を通知することになるみたいです。
それは・・・人が増えた場合は面倒だなぁと。
まぁ初期セットみたいなのを用意しておいて、そこからアクセスしてもらえば良いだけなんですが。
せっかくTeamsを使っているのに、いちいちリンク共有するのも・・・と思ったので。
TeamsのチームのチャンネルにNotesを追加して、そこに元データへのリンクを貼っておくことに。
今回はOneNoteで共有リンクを貼っておくことに。
これで、チームに参加すれば、共有できます。
他にも良い方法はアリそうですが、とりあえずこれが手っ取り早いかなと。
どんなことでも前準備は重要
今回Power Automateを使う前に準備したことを書いてみました。
同じMicrosoft製品だし、そのまま行けるかと思いましたが。
製品の目的が違うので、前準備が必要ということです。
少しの手間が大きな楽につながります。
どんなことでも前準備は重要です。