【Power Automate】使うことになったのでざっくりと理解する
自動化ツールの利用は今や必須です。
必須と言いながら、今まで名前だけ知ってるで放置してしまっていたMicrosoftのPower Automate。
ちょうど2024年末に仕事を振り返っていた時に、Power AutomateやPower Appsを使った自動化を考えないとなぁと思っていたのです。
そして2025年の年明け。
勤務先の組織変更があり、人手が減りつつ今までの仕事もしなければならない状況に。
そんな中で、直接自分が関係してるわけではないんですが、管理の問題が出てしまい。
そのままのオペレーションで営業を続けると、大きな問題になる可能性も感じたため。
Power Automateを使って、管理を少しでも楽にすることになりました。
なので、ざっくりと内容を把握してみることに。
Power Automateとは？
名前と自動化ツールであることしか私は知らないので、同じMicrosoft傘下のCopilot先生に聞いて見ました。
Power Automateとは、マイクロソフトが提供する自動化ツールです。
これにより、繰り返し作業を自動化し、業務プロセスの効率化を図ることができます。主な機能には以下があります：
– ワークフローの自動化：例えば、メールの送受信、ファイルの保存や更新など、日常的な業務を自動化します。
– 統合：異なるアプリケーションやサービス間でのデータ連携を容易にします。
– テンプレート利用：事前に用意されたテンプレートを使って、簡単に自動化フローを作成できます。
– カスタムコネクタ：自分専用のカスタムコネクタを作成して、特定のニーズに応じた連携を実現します。Copilotの回答を引用(改行やマークアップなどは調整しています)
今回利用を考えた理由が、「統合」の項目にある、データ連携・・・というほどでもないんですが。
エクセルのセルに入力されたデータを元に、何らかのアクションを起こしたいなと。
そうなると、クラウド版を利用するか、デスクトップ版を利用するかですが。
Power Automate にはクラウド版とデスクトップ版の2つがあります。
1.クラウド版：
– ウェブブラウザー上で操作可能。
– 各種クラウドサービスやアプリケーション（Office 365, SharePoint, Dynamics 365など）との連携が得意。
– インターネット接続が必要。
2.デスクトップ版（Power Automate Desktop）：
– ローカルPC上で動作。
– デスクトップアプリケーションやローカルファイルの操作を自動化可能。
– オフラインでも利用可能（一部機能を除く）。
どちらも連携させることで、より強力な自動化を実現することができます。Copilotの回答を引用(改行やマークアップなどは調整しています)
デスクトップ版の方が一元管理という意味合いでは、自社の状況に合ってますが。
Teamsなどのアプリとの連携も考えると・・・めんどくさくなりそうなので、クラウド版を使うことにしました。
まぁファイルの管理方法だけ決めておけば、特に問題もないでしょうし。
なので、ブラウザからPower Automateを立ち上げることに。
戸惑ったけど慣れれば大丈夫
立ち上げる前に、自分の考えている使い方がPower Automateに合っているのか調べてましたが。
「Power Automate開発」って言うんですね。
ローコードツールに抱いていた印象に、あまり「開発」というものはなかったので、少し戸惑いましたｗ
仕組みを作ってるので、「開発」で間違いはないんでしょうけど。
自分が実現したいことでPower Automateを使うことに間違いは無いみたいなんですがー。
正直、Windows10ぐらいからのMicrosoftのインターフェースが少し苦手でしてｗ
わかりやすそうでわかりにくいというのが、自分が持ってる印象なんですがー。
すでに触った今だからですが、慣れれば特に問題はないですかね。
最初は違和感との格闘のようになってしまいましたがｗ
デジタル庁が公開しているデザイン例に近いものなので、そんなに違和感は感じないはずなんですけどねぇ。
ホーム画面から
ということで、少し触ってみた感触を忘れない内にのこしておこうと思います。
ログインするとホーム画面が表示されますが、いきなりCopliot先生のプロンプト入力欄があります。
試しに一度入力してみましたが、入力欄の下の方に書いてあるとおりで、日本語では正常に動きませんでした。(2025年2月現在。自分の利用環境もあるのかもしれません。)
なので無視しつつ、今のところ主に使っているところですが。
| 項目名 | 内容 |
|---|---|
| 作成 | 自力でフローを作る |
| テンプレート | テンプレートを選んでフローを作る |
| 詳細 | ドキュメントを参照できる |
| マイフロー | 作ったフローの管理 |
テンプレートは連携するアプリも決められているため、用途と使うアプリがマッチすれば、かなり便利だと思います。
まぁ、ほとんどの人が使うフローだからテンプレート化されてるんでしょうけど。
ちなみに、「フロー」は自動化設定した一連のアクションのまとまりのことで、プログラムのようなイメージで捉えてます。
今のところ、作成とマイフローを行ったり来たりしてます。
たまに詳細でドキュメントを見たり。
作成の流れ
さきほどの「作成」を押してフローを作り始めるわけですが。
ここからもテンプレートは選べますし、デスクトップ版の起動もできます。
テンプレートに項目がない場合は、「一から開始」からトリガーを選んで進めます。
「一から開始」と初期設定
作り始めるには、何を起点にするのか(トリガー)を決めないといけません。
自作する場合や、テンプレートにない場合に使うわけですが。
主に、
・自動化したクラウドフロー
・インスタントクラウドフロー
・スケジュール済みクラウドフロー
のいずれかを選ぶ感じだと思います。
「スケジュール済みクラウドフロー」を選択すると、トリガーの初期設定画面に。
各項目を入力して、「作成」を押せば画面が移ります。
作成画面
最初はホワイトボードみたいで、「なんだ？」と思いましたが。
プログラミング教育ソフトみたいな感じですね。
確かに、処理の流れは見やすいかも。
最初はトリガーだけが四角いボックスで表示されてます。
これをクリックすると、このトリガーの設定画面が左から出てきて、さらに細かく設定できるように。
「スケジュール済クラウドフロー」の場合は、タイムゾーン設定などは入れておいた方が良いかと。
で、トリガーの下の「⊕」ボタンを押すと、コネクタやアクションを追加できるように。
これを繰り返して、フローを作って行きます。
・・・今回はざっくり概要把握なので、これぐらいでｗ
フローができたら、右上の保存を押します。
ここでエラーが出る場合もありますが、その内容を修正すれば良いです。
保存ができたら、絶対ではないですが「テストする」で動作チェックをしましょう。
各アクションやコネクタで問題なく動作するかを確認できます。
で、これでもう作成したフローは動いてます。
マイフローで管理
作成したフローは「マイフロー」で管理できます。
一覧表示されるので、フロー名のところをクリックすると、詳細画面へ。
ちなみに、鉛筆アイコンをクリックすれば、フローの編集画面へいけます。
詳細画面から編集画面に移る場合は、左上の「編集」をクリック。
さきほど、作成画面で保存したら動くと書きましたが、ここにある「オフにする」で動作を止めることができます。
で、この詳細画面でフローに関わるいろいろな情報を確認できますが。
下に「実行履歴」があり、問題なく動作しているかどうかを確認できます。
動作確認もしやすくて安心です。
ざっくりとですが、こんな感じで自動化を進めていくのが、Power Automateのようです。
慣れると良いかも
今まではプログラムで色々と社内向けのアプリを作成してきましたが。
ローコードツールがこんなに楽だとは思いませんでした。
自分の職場は高齢化が進んでいるため、実際に使用する人のことを考えると、どんなに考えて作ったUIでも、導入の敷居が高くなってしまうんですよね。
そこが、普段から使っているエクセルなどのMicrosoft製品で良いとなると、かなり敷居を下げることができます。
その裏側の処理部分も簡単に作れるので、オペレーションの設計に時間を取りやすくなります。
UXまで考えやすくなるなんて！
実際、ここらへんの問題で開発を先延ばしにしていたものがいくつかあるので。
これを気に色々と考えてみようかなとか。
とりあえず、Power Automateを色々と触ってみたいと思います。